Dicas da Ativasoft para empresas que emitem nf-e

Dicas da Ativasoft para empresas que emitem nf-e

1. Porque armazenar as notas de saída na nuvem se meu sistema já tem as notas que emitiu?

A nota fiscal passou a ser somente eletrônica, ou seja um arquivo de computador. O DANFE é simples representação comercial da nota e quem deve ser guardado realmente é o XML que é gerado antes do DANFE e assinado digitalmente e com protocolo de aceita da SEFAZ.

Só sistema preparados guardam corretamente e disponibilizam para uma busca futura.

2. Porque ter um sistema somente para ver minhas notas ou armazenar se tenho elas todas na minha caixa de e-mail?

Este é um erro grave que cometemos. O e-mail é uma ferramenta de troca de mensagens e não de armazenamento de informações. Para procurar arquivos no e-mail é muito difícil e lento, sendo normalmente uma a uma e sem pesquisa pelos dados da nota e sim pelo texto do cabeçalho do e-mail. Além é claro, da segurança muito baixa por não ter característica de banco de dados e também pela quantidade de acessos que fazemos para consultar muitas outras coisas.

Um sistema de armazenamento organiza suas informações, podendo lhe indicar melhor se todas as suas notas foram recebidas e ficam disponíveis para mais pessoas de sua empresa, além do dono do e-mail.

3. Meu fornecedor já disponibiliza seu portal para que eu consulte as notas emitidas, porque tenho que ter o meu também?

Normalmente sua empresa tem mais de um fornecedor, e neste caso você terá que acessar cada um separado para ver as tuas notas. Com um sistema seu, as notas de todos os fornecedores se concentram em um lugar somente, garantindo para você e para sua contabilidade a totalidade das notas.

 

4. Sou uma empresa do simples. Mesmo assim sou obrigado a guardar as notas fiscais?

Se voce emite notas de produtos você é obrigado a guardar suas notas de saída e de entrada, nao importando que tipo de empresa.

Se você não for emissor de nota fiscal eletrônica, não é obrigado, porém em uma possível investigação fiscal, você teria que comprovar suas compras e então seria bom ter a possibilidade de buscá-las rapidamente e com segurança.

5. Perdi uma numeração de nota e não quero mais usar, como faço?

Como a nota fiscal eletrônica não tem formulário pré-impresso, uma numeração perdida não tem muita importância pra SEFAZ, só precisa ser avisada. E isto é simples, basta usar o teu sistema para INUTILIZAR a nota. Só informar o número e uma descrição de justificativa com no mínimo 15 caracteres, por exemplo: “sistema pulou a numeração”

 6. Minha nota foi rejeitada na SEFAZ, o que eu faço?

Uma nota rejeitada é desconsiderada pela SEFAZ, ou seja ela não existe. Então você tem 2 opções. Ou acerta a nota no teu sistema e reenvia até corrigir a rejeição, ou então exclui ela do teu sistema. E pode utilizar a mesma numeração para fazer outra nota ou inutilizar esta numeracao.

7. Não consigo entender a mensagem de erro que a SEFAZ retorna?

No final do erro, normalmente tem qual o campo do arquivo que está com erro, porem para entende-lo melhor, seria interessante conhecer o manual do contribuinte. Baixe uma cópia para uma pasta de sua máquina, pois facilita muito a interpretação. https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/listaConteudo.aspx?tipoConteudo=33ol5hhSYZk=

 

8. O que é manifestação e porque tenho que fazer?

A manifestação é a maneira de informar à SEFAZ que voce recebeu uma Nota fiscal eletrônica. Isso garante que somente você pode autorizar a um fornecedor emitir nota contra seu CNPJ. Evitando fraudes.

9. Qual o melhor certificado digital para minha empresa?

A resposta não é exata, depende de como e para que voce quer utilizá-lo.

Para assinar a nota fiscal eletrônica, o certificado modelo A1 é uma opção muito boa, dando mais liberdade e segurança na manipulação.  Sendo mais eficiente que o modelo A3 devido a poder ser instalado em várias máquinas ao mesmo tempo, deixando o faturamento mais garantido caso o de algum problema na habitualmente utilizada.

Mas qual é a real diferença entre eles?

Certificado A1 – é vendido um arquivo para instalação em uma pasta na máquina que sua empresa quiser, pode ser em um servidor ou mesmo em maquinas individuais. O que garante a segurança é a senha que deve ser de domínio somente do administrador da empresa.

Certificado A3 – é fornecido um token (normalmente um Pen-drive) que deve ser conectado à máquina que será aplicada a assinatura digital. Ficando a sua manipulação restrita a um local físico e perda ou dano é mais propicio.

Vantagens e Desvantagens: Manifestação do Destinatário

Vantagens e Desvantagens: Manifestação do Destinatário

Manifestação do Destinatário é uma das ferramentas da SEFAZ que permite ao destinatário ter controle das operações com notas fiscais eletrônicas envolvendo seu CNPJ.
Uma das principais vantagens é permitir o destinatário realizar o download do XML da nota e impossibilitar o emitente de cancelar o documento. De acordo com o Ajuste SINIEF 17/2012, que altera o Ajuste SINIEF 07/2005 (que regulamenta a nota fiscal eletrônica), estabelecimentos distribuidores, postos de combustíveis, transportadores e revendedores retalhistas, possuem a obrigatoriedade de registro de eventos fiscais, como a de Manifestação do Destinatário. Entretanto, qualquer empresa pode realizar de forma voluntária.

 

 

 

Conhecendo cada operação

A Manifestação do Destinatário possui quatro eventos fiscais: Ciência da Operação, Confirmação da Operação, Operação Não Realizada e Desconhecimento da Operação.

 

Ciência da Emissão

A Ciência da Operação é um meio de informar que o destinatário tem ciência do movimento e também liberar o download do arquivo XML, mas ainda não é uma manifestação conclusiva. O prazo para transformar em conclusiva é de até 180 dias.

 

Confirmação da Operação

Uma das manifestações conclusivas é Confirmação da Operação, que libera o download do arquivo XML para download. Deve ser feita somente quando a entrada física da mercadoria for confirmada.
A partir desse evento, o emitente da nota fiscal eletrônica fica impedido de fazer o cancelamento, que acontece geralmente para evitar pagamento de tributos.

 

Operação Não Realizada

A Operação Não Realizada é informada pelo destinatário quando não houver entrada física da mercadoria, como por exemplo sinistro no transporte ou a recusa do recebimento.

 

Desconhecimento da Operação

O Desconhecimento da Operação é um grande auxílio aos portadores de Inscrição Estadual e CPNJ.
Protege o destinatário de fraude e de passivos tributários, uma vez que Qualquer manifestação pode ser alterada, ou seja, uma mesma nota fiscal eletrônica comporta registros diferentes.

Atenção: O mesmo evento não pode ser realizado duas vezes.

 

Vantagens da Manifestação do Destinatário

Além de encontrar possíveis irregularidades e fraudes contra sua IE ou seu CNPJ, evita que o emissor cancele ou altere a nota fiscal eletrônica. Sendo assim, você fica protegido de ações do Fisco e consegue ter controle sobre seu negócio e entradas.

  • Evita o cancelamento de nota fiscal pelo fornecedor
  • Recebimento adiantado de XML da nota fiscal
  • Confirmar o recebimento da mercadoria

 

Desvantagens da Manifestação

  • Obrigatório manifestação após fazer a Ciência da emissão
  • Empresas que se enquadram na lei, devem fazer a manifestação obrigatoriamente

Como fazer a Manifestação

A manifestação do destinatário é um procedimento que exige a utilização de um certificado digital válido. Com ele você poderá manifestar e buscar suas notas na SEFAZ.

O governo disponibiliza um aplicativo de manifestação gratuito para download e instalação no seu computador, podendo utilizar o certificado A3 e A1. O processo neste caso é totalmente manual e necessita instalação.

Ok, mas preferimos muito mais um aplicativo Online para Manifestação e Busca automática das notas, onde o usuário poderá configurar seu certificado A1 e deixar o aplicativo monitorar todas as notas emitidas contra seu CNPJ. Além disso ele poderá armazenar automaticamente suas notas, deixando tudo seguro e prático (XML e PDF).

O aplicativo Manifestação do Gosocket fará tudo isso para sua empresa. Manifestamos, buscamos e armazenamos suas notas, tudo de maneira automática e segura. E ainda tenha imediatamente o DANFE e XML de suas notas.

Cadastre-se gratuitamente e veja como é simples gerenciar e buscar todas as usa notas. Ahh ainda receba notificações diárias de suas notas recebidas.

 manifestacao

Não armazenei meu XML, como recuperar minha nota fiscal?

Não armazenei meu XML, como recuperar minha nota fiscal?

Não encontrar um XML de nota fiscal é comum e você deve estar se perguntando, como recuperar minha nota fiscal? Bom, temos algumas maneiras que podem ser usadas para recuperar notas fiscais. Não acredite em milagres que muitas vezes podem aparecer por ai, usaremos aqui apenas técnicas legalmente permitidas.

Uma nota fiscal, por lei, deve ser armazenada por 5 anos em local seguro e acessível. Este documento hoje, para a maioria das empresa, é o XML da NF-e. Este famoso arquivo de computador é o qual uma fiscalização ou cliente irá solicitar para comprovar legalmente o negócio com sua empresa.

 

Não, não, não, não acredito que não encontro meus documentos. É isso que nosso amigo acima está tentando dizer, pensando não ter problemas perde-los. Não estavam sendo usados e ninguém solicitou, então porque mante-los salvos? Veja aqui como uma “multinha” pode lhe incentivar.

Agora vamos resolver nossos problemas, usando alternativas para manter atualizado e buscar nossas notas fiscais. Lembro que sua empresa deve sempre consulta sua contabilidade caso tenha dúvidas fiscais.

 

Como recuperar minha nota fiscal

O primeiro passo para iniciar a recuperação das suas notas é: pesquisa. Isso porque primeiro teremos que pesquisar quais notas queremos buscar e detalhar algumas informações. Cada nota fiscal é identificado com um campo de 44 números, chamado de “Chave de Acesso”. Este valor é o identificador da nota, e é por ele que o governo e empresas conseguem validar as informações.

Portanto para que possamos iniciar uma busca detalhada, precisamos tentar conseguir:

  • Chave de acesso de 44 números
  • Número e Série da nota fiscal
  • CNPJ do fornecedor*
  • Acesso ao e-mail que recebe as notas*
  • DANFE da nota*

*Informações não são obrigatórias, mas vão facilitar sua busca

 

Onde posso baixar meu XML

A nota fiscal só tem validade se tiver com o XML autorizado pela SEFAZ. Este documento deverá ser usado para posteriormente gerar o DANFE (pdf) da nota fiscal. Mas lembro que ainda não temos este documento, pois estamos aqui para obtê-lo, certo.

Faremos as tentativas conforme sua facilidade de manuseio e agilidade. Para iniciar, faremos um acesso em um site que permite o download do XML direto da receita, tendo a empresa que apenas ter seu certificado digital instalado.

Para esta tentativa precisaremos:

  • Chave de acesso de 44 números
  • Certificado Digital da empresa instalado no computador

Com estes pré requisitos, poderemos então realizar o download da seguinte maneira.

  1. Acesse http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consultaRecaptcha.aspx?tipoConsulta=completa&tipoConteudo=XbSeqxE8pl8=
  2. Digite a chave de acesso no campo indicado
  3. Clique em “Não sou robo”, será apresentado uma confirmação
  4. Clique em “Consultar”

Após consultar, uma página como a abaixo irá aparecer. Deve-se rolar a página até o rodapé da página e clicar no botão “Download do documento*”. Com isso o sistema irá permitir permissão para usar o seu certificado digital, permite e baixe a nota.

 

2ª Alternativa para Download do XML

Além do site do governo, temos outras alternativas que não envolvem a interação com o site do governo. Conforme a lei sanciona, as notas fiscais em formato XML deve ser armazenado pelo emissor e pelo destinatário. Pensando nisso temos claramente que o XML da sua empresa, recebido, deve estar junto a seu fornecedor.

Esta alternativa então é simples, mas não fácil. Devemos solicitar para nosso fornecedor o documento desejado, passando as informações de número e série. Isso é um procedimento comum, mas sabemos que muitas vezes não é tranquilo conseguir.

Caso sua empresa precise de uma ou poucas notas, acredito que não terá problema em conseguir. O problema aparece em notas muito antigas e em maiores volumes. Isso causa desconforto e esforço grande por parte do fornecedor.

Esta alternativa portanto, passa a ser necessária muitas vezes mas não a ideal, pois pode gerar atritos com seu cliente/fornecedor.

 

3ª Alternativa para Download do XML

Um outra alterativa que presa uma busca de documentos emitidos contra a sua empresa, dentro de um período de 90 dias. Esta opção é feita utilizando um software que permite conversar com o governo, trazendo as notas que sua empresa anda recebendo.

Esta ferramenta permitirá sua empresa encontrar e baixar os documentos destinadas. Temos 2 softwares que poderá usar, um do governo e outro aqui do site chamado Gosocket.

Sistema para Baixar Notas – GOVERNO

Sistema para Baixar Notas – ATIVASOFT

 

Conclusão

Muitas empresas precisam encontrar suas notas fiscais diariamente, e nada mais tranquilo manter as notas sempre armazenadas e seguras. Isso porque sua empresa pode precisar de notas emitidas e recebidas por até 5 anos, solicitadas pela fiscalização ou por clientes até.

Para um armazenamento seguro, temos uma opção que pode ajudar sua empresa com muita segurança. Veja como podemos lhe auxiliar com nosso portal de notas fiscais Gosocket. Sem limitações ou complicações.

Cadastra-se e teste sem compromisso. Descubra além do armazenamento, tudo que temos para você.

Como baixar a nota fiscal (xml) direto da sefaz sem usar o site do governo

Como baixar a nota fiscal (xml) direto da sefaz sem usar o site do governo

Você não recebeu sua nota fiscal? Quer obter aquela nota que ainda não chegou fisicamente em sua loja ou ainda precisa obter a nota fiscal de dias atrás? Você pode baixar o xml da nota fiscal diretamente da sefaz !

A manifestação da nota fiscal, utilizando o seu certificado digital,  vai auxiliar sua empresa a encontrar e baixar as notas, sem necessidade de fazer uma a uma. Otimize seu tempo !!

 

Onde estão minhas notas fiscais?

As notas fiscais mercantis (NF-es) quando emitidas são autorizadas e mantidas pelo governo do seu estado. A secretaria da fazenda então, disponibiliza para os contribuintes uma consulta que permite ver e até baixar as notas fiscais que são emitidas contra o seu CNPJ. Este serviço foi disponibilizado através da NT 2014.002, com o nome de manifestação do destinatário.

Uma nota fiscal emitida contra sua empresa, deve também ser registrada em sua contabilidade, mencionando os impostos e operação realizada dentro do ano fiscal. Porém sabemos que muitas vezes a empresa não recebe fisicamente a nota fiscal em XML, que por sua vez é o único documento legal que comprava a veracidade da operação. Por isso manter as suas notas fiscais a vista, pode lhe poupar muito trabalho.

 

 

Sistema Grátis da SEFAZ

Pensando na melhoria da recepção e controle das notas fiscais, a SEFAZ-SP disponibilizou para todo o Brasil, um software para que qualquer empresa com certificado digital e devidamente registrada na receita, a manifestação das nf-es. Com esta operação toda empresa pode visualizar e baixar as notas destinadas a empresa.

Vemos que o sistema pode auxiliar e muito as empresas pequenas e médias, já que permite ter um controle real de notas emitidas contra o CNPJ cadastrado. O sistema pode ser baixado direto no site da SEFAZ-SP ou clicando aqui. O manifestador da sefaz permitirá sua empresa ver a lista de notas que foram emitidas contra a sua empresa em até 90 dias e ainda baixar notas em XML diretamente, usando o seu certificado digital e uma operação de manifestação. *Apenas lembro que segundo a NT 2014.002, a empresa não poderá baixar 100% das notas, pois poderá ser limitado pelo governo.

Baixar Manifestador SEFAZ

Vantagens

  • Identificar Notas Emitidas Contra o CNPJ
  • Evitar Fraudes
  • Manifestar “Desconhecimento” de uma nota fiscal
  • Proteger sua empresa de problemas fiscais
  • Receber e poder armazenar todas as notas fiscais da sua empresa*

 

Como funciona?

O aplicativo deverá ser baixado no site da sefaz e depois executado em seu computador. O sistema irá exigir que você tenha o java instalado em seu computador. Caso tenha mais dúvidas a respeito, poderá acessar o manual ou as instruções de instalação.

Após instalar, inclua o CNPJ da sua empresa para poder começar a configurar. Logo em seguida configure seu certificado digital, para que o seu sistema possa se comunicar com a SEFAZ e busque as suas notas fiscais destinadas.Veja abaixo em um exemplo rápido como seria abrir o sistema e buscar as notas dos últimos 90 dias.

  • Baixar sistema no site da SEFAZ e instalar
  • Incluir seu CNPJ
  • Configurar seu Certificado Digital
  • Gerenciar Manifestação
  • Iniciar pesquisa, clicar em “Pesquisar NF-e”
  • Selecionar nota e manifestar clicando em uma das opções
  • Selecionar as notas manifestadas e clicar em “Download do XML”
  • Usar a opção “Exportar” para salvar os XMLs

 

Exemplo

 

Iniciar CNPJ

 

Configurar certificado


 

 

Iniciar Manifestação e Busca de Notas

 

Pesquisar Notas

 

Buscar na SEFAZ

 

Manifestar

 

Baixar XML

 

Como fazer tudo isso online?

Tudo isso pode ser feito online, de maneira prática e com armazenamento automático.A manifestação online pode ser realizada de qualquer computador e por vários usuários autorizados. O aplicativo na nuvem vai deixar sua empresa com liberdade para armazenar as notas buscadas na SEFAZ e ainda ver seu XML e PDF.

Aprenda a manifestar no Gosocket e veja como sua empresa poderá ter diversas vantagens. Além de manter suas notas recebidas salvas, você poderá guardar suas notas emitidas também. No Gosocket suas notam valem muito mais, pois poderá usar relatórios gerenciais específico para sua empresa, venda suas compras, faturamento e clientes.

 

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3 maneiras de encontrar minha nota fiscal quando não recebo por e-mail

3 maneiras de encontrar minha nota fiscal quando não recebo por e-mail

Você comprou um produto para sua empresa ou até mesmo para sua pessoa física (CPF) , porém a nota fiscal nunca chegou por e-mail? Saiba que é seu direito receber sua nota fiscal ou tê-la disponível para baixar.

Para resolver este probleminha, podemos pensar rapidamente em  3 maneiras de encontrar uma nota fiscal mesmo quando você não receber por e-mail.

 

 

1ª Opção: Contatar seu fornecedor

A maneira mais tradicional de se obter uma nota fiscal quando não é recebido eletronicamente, é o contato direto com o responsável pela venda. Neste caso seu fornecedor é obrigado a lhe fornecer sua nota fiscal, lhe enviando por e-mail ou disponibilizando o download de seu documento XML.

Esta opção é trivial, porém é a mais desgastante. No começo você  faz de boa vontade, mas com o passar do tempo este processo passa a tomar bastante tempo da sua empresa e desgastar a relação.

 

2ª Opção: Entrar direto no site da Receita Federal

Este opção é bastante usado por empresas, pois lida diretamente com o DANFE recebido fisicamente na empresa. Nesta maneira de buscar sua nota fiscal, o usuário da empresa recebe fisicamente a nota impressa junto a mercadoria e com isso pode usar a chave de acesso de 44 dígitos para pesquisar a nota no site da receita.

Quando a mercadoria chega e juntamente com ela a nota fiscal impressa (DANFE), o usuário recebedor entra no site da receita, digita os 44 dígitos e visualiza o resumo da nota fiscal. Caso a empresa possua o certificado digital instalado, poderá baixar o XML e obter a nota legal autorizada.

O problema neste caso é que, como no primeiro, leva bastante tempo para a conferência e download da nota fiscal direto no site da receita. Sem falar que com o processo manual de digitação e busca uma a uma, faz que que o responsável por esta área fique sobrecarregado.

 

3ª Opção: Usar a manifestação e buscar em lotes

A manifestação é hoje uma das melhores opções para buscar as notas fiscais emitidas contra um CNPJ. Este processo permite que uma empresa visualize e baixe as notas que foram emitidas em todo o Brasil contra a empresa. A regra exige que a empresa sinalize se conhece a nota ou não, fazendo com que notas fraudulentas não sejam recebidas por sua empresa.

Para usar esta opção, a empresa deverá ter um certificado digital válido. Após isso poderá usar um sistema que permita se comunicar diretamente com a sefaz e buscar suas notas. Desta forma não importa se recebeu a nota por e-mail ou não, o que importa é que sinalize se a nota é realmente para a sua empresa.

Hoje existem sistemas que fazem esta busca e permitem uma interação bem legal para o usuário. A Sefaz também disponibiliza gratuitamente o sistema, baixe aqui. Como podemos perceber esta será a opção mais tranquila e rápida, pois sem nenhum código ou informação, sua empresa poderá buscar de 10 em 10 os documentos no governo.

 

Não deixe de guardar suas notas fiscais

Manter suas notas fiscais a salvo pode lhe poupar de muito incomodo. Deixe um sistema armazenar para você ou mantém tudo em um lugar seguro. Nossa dica é: mantenha suas notas fiscais onde o governo poderá ver.