Dicas da Ativasoft para empresas que emitem nf-e

Dicas da Ativasoft para empresas que emitem nf-e

1. Porque armazenar as notas de saída na nuvem se meu sistema já tem as notas que emitiu?

A nota fiscal passou a ser somente eletrônica, ou seja um arquivo de computador. O DANFE é simples representação comercial da nota e quem deve ser guardado realmente é o XML que é gerado antes do DANFE e assinado digitalmente e com protocolo de aceita da SEFAZ.

Só sistema preparados guardam corretamente e disponibilizam para uma busca futura.

2. Porque ter um sistema somente para ver minhas notas ou armazenar se tenho elas todas na minha caixa de e-mail?

Este é um erro grave que cometemos. O e-mail é uma ferramenta de troca de mensagens e não de armazenamento de informações. Para procurar arquivos no e-mail é muito difícil e lento, sendo normalmente uma a uma e sem pesquisa pelos dados da nota e sim pelo texto do cabeçalho do e-mail. Além é claro, da segurança muito baixa por não ter característica de banco de dados e também pela quantidade de acessos que fazemos para consultar muitas outras coisas.

Um sistema de armazenamento organiza suas informações, podendo lhe indicar melhor se todas as suas notas foram recebidas e ficam disponíveis para mais pessoas de sua empresa, além do dono do e-mail.

3. Meu fornecedor já disponibiliza seu portal para que eu consulte as notas emitidas, porque tenho que ter o meu também?

Normalmente sua empresa tem mais de um fornecedor, e neste caso você terá que acessar cada um separado para ver as tuas notas. Com um sistema seu, as notas de todos os fornecedores se concentram em um lugar somente, garantindo para você e para sua contabilidade a totalidade das notas.

 

4. Sou uma empresa do simples. Mesmo assim sou obrigado a guardar as notas fiscais?

Se voce emite notas de produtos você é obrigado a guardar suas notas de saída e de entrada, nao importando que tipo de empresa.

Se você não for emissor de nota fiscal eletrônica, não é obrigado, porém em uma possível investigação fiscal, você teria que comprovar suas compras e então seria bom ter a possibilidade de buscá-las rapidamente e com segurança.

5. Perdi uma numeração de nota e não quero mais usar, como faço?

Como a nota fiscal eletrônica não tem formulário pré-impresso, uma numeração perdida não tem muita importância pra SEFAZ, só precisa ser avisada. E isto é simples, basta usar o teu sistema para INUTILIZAR a nota. Só informar o número e uma descrição de justificativa com no mínimo 15 caracteres, por exemplo: “sistema pulou a numeração”

 6. Minha nota foi rejeitada na SEFAZ, o que eu faço?

Uma nota rejeitada é desconsiderada pela SEFAZ, ou seja ela não existe. Então você tem 2 opções. Ou acerta a nota no teu sistema e reenvia até corrigir a rejeição, ou então exclui ela do teu sistema. E pode utilizar a mesma numeração para fazer outra nota ou inutilizar esta numeracao.

7. Não consigo entender a mensagem de erro que a SEFAZ retorna?

No final do erro, normalmente tem qual o campo do arquivo que está com erro, porem para entende-lo melhor, seria interessante conhecer o manual do contribuinte. Baixe uma cópia para uma pasta de sua máquina, pois facilita muito a interpretação. https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/listaConteudo.aspx?tipoConteudo=33ol5hhSYZk=

 

8. O que é manifestação e porque tenho que fazer?

A manifestação é a maneira de informar à SEFAZ que voce recebeu uma Nota fiscal eletrônica. Isso garante que somente você pode autorizar a um fornecedor emitir nota contra seu CNPJ. Evitando fraudes.

9. Qual o melhor certificado digital para minha empresa?

A resposta não é exata, depende de como e para que voce quer utilizá-lo.

Para assinar a nota fiscal eletrônica, o certificado modelo A1 é uma opção muito boa, dando mais liberdade e segurança na manipulação.  Sendo mais eficiente que o modelo A3 devido a poder ser instalado em várias máquinas ao mesmo tempo, deixando o faturamento mais garantido caso o de algum problema na habitualmente utilizada.

Mas qual é a real diferença entre eles?

Certificado A1 – é vendido um arquivo para instalação em uma pasta na máquina que sua empresa quiser, pode ser em um servidor ou mesmo em maquinas individuais. O que garante a segurança é a senha que deve ser de domínio somente do administrador da empresa.

Certificado A3 – é fornecido um token (normalmente um Pen-drive) que deve ser conectado à máquina que será aplicada a assinatura digital. Ficando a sua manipulação restrita a um local físico e perda ou dano é mais propicio.

Tenho um pequeno negócio – consigo usar um BI?

Tenho um pequeno negócio – consigo usar um BI?

O que é um BI?

Em inglês a sigla é Business Intelligence (Inteligência de Negócios). São ferramentas que facilitam a criação de visões de seu negócio de uma forma muito mais simples que em um sistema comum.

Deve ser também muito mais rápida. Auxiliando o administrador da empresa a tomar decisões e ações rápidas com mais precisão, se baseando em dados históricos ou projeções.

Gráficos em barra, ou em linha são facilmente gerados, valorizando por exemplo Impostos sobre o faturamento do ano.

  Uma das vantagens do atual momento da tecnologia é que as pequenas empresas também podem utilizar estas ferramentas, moldadas para o seu valor no mercado. Conforme análise a seguir de fonte oficial.

“Os pequenos negócios respondem por mais de um quarto do Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro. Juntas, as cerca de 9 milhões de micro e pequenas empresas no País representam 27% do PIB, um resultado que vem crescendo nos últimos anos.

Em 1985, o IBGE calculou em 21% a participação dos pequenos negócios no PIB brasileiro. Como não havia uma atualização desse indicador desde então, o Sebrae contratou a Fundação Getúlio Vargas para avaliar a evolução das micro e pequenas empresas na economia brasileira, com a mesma metodologia utilizada anteriormente. Em 2001, o percentual cresceu para 23,2% e, em 2011, atingiu 27%. Em valores absolutos, a produção gerada pelas micro e pequenas empresas quadruplicou em dez anos, saltando de R$ 144 bilhões em 2001 para R$ 599 bilhões em 2011, em valores da época.” (fonte Sebrae)

Com estes números, podemos assumir que os sistemas de BI contribuem cada vez mais para que todas as empresas possam utilizar as melhores ferramentas de geração de informações gerenciais e estratégicas, não importando o tamanho e sim a necessidade.

 

Como funciona?

Existem ferramentas totalmente gratuitas e completas, necessitando apenas de um empurrãozinho de um especialista e pronto, o resto a empresa toca. As ferramentas servem para auxiliar sua empresa a encontrar os números que muitas vezes estão diante dos olhos mas de forma embaralhada, difícil de entender.

Basicamente o que a ferramenta ou ambiente faz é, buscar seus dados de forma crua, deixados em uma planilha excel, arquivo txt ou um banco de dados e transforma-la em informações inteligentes . Após buscar estas informações, é disponibilizado um menu de dados que podem ser combinados e alinhados para gerar informações precisas.

 

Gráficos, tabelas e imagens que facilitam a visualização do desempenho sua empresa, de forma simples e eficaz. Contudo, com o passar do tempo as possibilidades se expandem e sua empresa poderá usar as informações para realizar transformações dentro da sua empresa.

 

 

 

Como aplicar na minha empresa?

A partir das notas fiscais armazenadas da sua empresa, por exemplo, nós da Ativasoft podemos gerar informações, gráficos e tabelas dinâmicas serem usados por sua empresa, tendo um BI para ver informações importantes sobre vendas, compras, impostos e outros. Alem de auxiliá-los a criar o que for necessário para aproveitar este grande banco de dados existente e relacioná-los com outros sistemas, planilhas, internet, textos, etc…

 

 

4 Ferramentas de BI que sua empresa pode testar

  1. Qlikview Sense (Qlikview)
  2. Tableau
  3. Power BI (Microsoft)
  4. Ativa Report (Aplicativo Grátis no Gosocket)

 

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