Suas notas fiscais estão bem guardadas?
Um erro comum que ainda ocorre nas empresas é o entendimento da guarda dos documentos DANFEs ou XML. Nos deparamos constantemente com afirmações do tipo:
“Minha contabilidade tem meus documentos armazenados”;
“Se eu perder eu posso buscar tudo na SEFAZ (governo)”;
“Minha contabilidade gerencia todas as minhas notas e tem tudo armazenado”;
“Não tenho obrigação porque emito poucas notas”;
e muitos outros comentários sobre o assunto.
Temos uma preocupação muito grande neste ponto, pois sabemos que a informação não está chegando a muitas empresas que precisam se proteger. A informação sobre o armazenamento das notas fiscais é muito importante não só para a contabilidade mas principalmente para a ponta que é o responsável pelo documento.
A contabilidade é o maior aliado da empresa nesta missão, onde pode auxiliar e indicar as melhores soluções para que as notas sejam armazenadas de forma segura. Veja que o contador não tem a obrigação de armazenar os documentos eletrônicos para seu cliente, e conforme conversas no dia a dia, geralmente não tem estes documentos.
É claro que isto geraria um custo altíssimo para que a contabilidade pudesse armazenar todas as notas de todos seus clientes. Desta forma ela consegue ajudar a direcionar seus clientes a utilizar uma solução segura e confiável.
Agora em relação aos questionamentos constantes que presenciamos a respeito do armazenamento das notas, deixamos abaixo o que a própria SEFAZ disponibiliza em seu website. São explanações claras a respeito da obrigatoriedade das empresas envolvidas na emissão e recepção de notas fiscais.
Orientação SEFAZ
Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF? Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.
Fonte: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=lWG+ydeHRQg=
Armazenamento Seguro e Automático
O armazenamento de documentos eletrônicos é um processo que deve ser automático e seguro, pois sua empresa pode ser requisitada a demostrar ou reencaminhar a qualquer momento. Existem diversos softwares que prometem deixar seus documentos armazenados, porém muitas vezes as deixam apenas em seu computador, ou seja, e se seu computador der problema? Formatar? Estragar?
Hoje com tecnologias de ponta disponíveis para empresas de qualquer tamanho, não podemos correr riscos desnecessários. Por isso sempre é importante buscar soluções que tragam segurança e praticidade.
É nesse momento importante que falamos do portal de documentos eletrônicos, Gosocket. Uma plataforma totalmente online e segura para armazenamento e busca de notas fiscais. Armazenamento ilimitado de todas suas notas fiscais emitidas e recebidas. Com o portal será possível gerenciar e encontrar qualquer documento armazenado rapidamente, utilizando os filtros. Veja preços e detalhes aqui.
Além de poder armazenar e gerenciar suas notas, o portal permite que empresas emitam suas notas fiscais sem nenhum custo, totalmente online e prático. Conheça mais sobre o emissor de nf-e gratuito.
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