1. O Sistema de Automação do contribuinte deve gravar um arquivo XML com todo o conteúdo de cada Nota Fiscal antes da sua impressão.
2. A NF-e devera conter um “código numérico”, obtido por meio de algoritmo fornecido pela administração tributária, que comporá a “chave de acesso” de identificação da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente, número e série da NF-e. Contribuinte assina a NF-e com sua chave privada (Certificado Digital ICP-Brasil – Infra-estrutura de Chaves Públicas), garantindo a autoria e integridade.
3. Contribuinte transmite a NF-e assinada digitalmente para a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) de origem.
4. SEFAZ de Origem verifica o esquema XML,  assinatura digital, reg fiscal,  habilitacao e unicidade da numeração da NF-e.
5. A SEFAZ retorna Autorização Uso ou Denegação/Rejeição da NF-e. A partir da Autorização de Uso, a NF-e tem valor legal e autorização para circular.
6. A NF-e será imediatamente disponibilizada para a Secretaria de Receita Federal (SRF).
7. Se a NF-e for interestadual sera imediatamente disponibilizada para  a SEFAZ de Destino.  

Benefícios - Receptor

1. Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
2. Redução de custos administrativos do processamento das NF-e;
3. Planejamento de logística possibilitada pela recepção antecipada da informação da NF-e;
4. Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
5. Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B).

Modo de Operação - Sign@ture (In-house)

Funcionalidades do Sign@ture

Além de cumprir com as exigências da SEFAZ para a emissão de NF-e, Sign@ture conta com outras funcionalidades que permitem ao cliente enriquecer a experiência de utilizar NF-e, tais como:

1. Portal Web Internet/Intranet/Extranet, para publicação de NF-e, tanto para usuários internos como para clientes;
2. Regras de parametrização para automatizar a impressão de DANFEs;
3. Recepção e armazenamento de NF-e de fornecedores, a partir de Web Services, eMails, etc.;
4. Validação automática de integridade de dados e autoria de emissão das NF-e recebidas, validação das NF-e através dos Web Services da plataforma da SEFAZ;
5. Regras parametrizáveis para a distribuição eletrônica das NF-e emitidas e recebidas;
6. Workflow configurável para aprovação das NF-e recebidas;
7. Troca de outros tipos de documentos assinados eletronicamente.

Benefícios - Emissor

1. Redução de custos de impressão;
2. Redução de custos de aquisição de papel;
3. Redução de tempo de impressão;
4. Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
5. Simplificação de obrigações acessórias (dispensa de AIDF);
6. Redução de tempo de parada em Postos Fiscais de Fronteira;
7. Antecipação de pagamentos, por entrega rápida das NF-e;
8. Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B);
9. Domínio de tecnologia certificação digital e web service.